Hablar de la automatización IT es un tema obligado para muchas empresas y negocios, independientemente del tamaño que sea. La implementación de herramientas de integración de procesos en todas las áreas permite que la información y las tareas fluyan sin contratiempos.

Existen en el mercado actual una gran cantidad de compañías que ofrecen plataformas de automatización IT con las cuales las diferentes organizaciones pueden encarar los desafíos propios del mundo empresarial. 

Con la automatización IT las empresas pueden controlar los componentes de red, el software, el hardware, el sistema operativo y el almacenamiento de datos, entre otros aspectos relacionados con la tecnología de la información. 

La automatización de la infraestructura facilita la realización de tareas repetitivas, ahorrando tiempo, costes y previniendo errores humanos. 

Porque sabemos la importancia de estas para la gestión empresarial,  hoy te hablaremos de las herramientas de automatización IT más utilizadas este 2024. 

¿Qué es la automatización IT?

La automatización IT consiste en el uso de herramientas y técnicas que sirven para la configuración o mantenimiento de la infraestructura de forma automática, incluidos los procesos relacionados con los servidores, las redes, la seguridad y el monitoreo de los sistemas que ejecutan aplicaciones o servicios. 

Por eso también se le conoce como automatización de la infraestructura IT y no es más que el uso de la tecnología para automatizar el flujo de trabajo, aligerar la gestión de los servicios y facilitar todas las operaciones de red, inclusive de los servicios de la nube. 

Beneficios de la automatización IT

La automatización IT resulta beneficiosa para las empresas o negocios por las siguientes razones:

Garantiza la confiabilidad de los sistemas

Esto es gracias a la realización de las tareas de forma automática, lo que reduce el margen de errores y ofrece un grado de mayor eficiencia y efectividad.

Aumenta la productividad del equipo de IT

El tiempo dedicado a la realización de tareas repetitivas es menor, por lo tanto el equipo de IT puede atender otras áreas de importancia o simplemente destinar los recursos a la innovación de las estrategias.

Consolida la seguridad

La automatización de los procesos de configuración, instalación y mantenimiento de los sistemas, garantiza el cumplimiento, la estandarización y la aplicación de todas las políticas de seguridad requeridas.

¿Cómo implementar la automatización IT?

En el momento que decidas implementar la automatización IT en tu emprendimiento, debes tomar en cuenta los siguientes pasos:

Selecciona las herramientas que mejor se adaptan a las necesidades de tu emprendimiento

No todas las automatizaciones IT se adaptan a todas las empresas o negocios.

Comunicar al equipo en general que se hará una automatización IT

Por lo general los cambios en algunos procesos pueden crear resistencia en algunos miembros del equipo, por eso es recomendable que expliques a todos los involucrados las ventajas de la implementación de nuevas herramientas.

De esta manera los empleados se sentirán más comprometidos y entusiasmados a trabajar por el éxito de la empresa. También es oportuno escuchar a tus trabajadores sobre cuáles automatizaciones IT serían de mayor provecho para tu negocio.

Elegir una automatización IT de fácil uso

La herramienta de automatización IT que selecciones tiene que ser útil, simple y sencilla de manejar. Así los usuarios se sentirán más confiados al usarla y se adaptarán con mayor rapidez a esta.  

Planificar a largo plazo

Con la automatización IT los procesos digitales suelen ser un poco más sencillos de realizar, pero eso no quiere decir que debas comenzar a automatizar por lo más complejo. Al contrario, comienza a automatizar desde lo más simple para ir creando una experiencia de uso y adaptación. 

A medida que vas obteniendo resultados positivos, puedes ir implementando la automatización IT en otras áreas o procesos. 

Documentar las automatizaciones IT

Cuando haces un registro de lo que estás implementando, tienes la oportunidad de descubrir posibles fallas en alguna automatización IT y por ende, la facilidad de corregirlas.

Designar un responsable por equipo

Entre los miembros de los diferentes departamentos existen personas que se adapten con mayor facilidad a los procesos de automatización IT, así como también puede haber personas que les cueste un poquito más adoptar un sistema de trabajo no tradicional.

Por ello es recomendable crear un líder de cada automatización IT que se encargue de verificar que se sigan los procedimientos propios de estas automatizaciones.

Además que documente las prácticas realizadas para alcanzar los objetivos con la automatización IT de su área. 

Seleccionar adecuadamente los proyectos

Aunque las automatizaciones IT puedan aplicarse en casi todos los proyectos, no siempre es buena opción implementarlas en todos.

Utilizarlas solo en aquellos que demanden la realización de muchas tareas repetitivas o que puedan arrojar mayor cantidad de errores, es lo más recomendable. 

Procesos empresariales que pueden ser automatizados IT

Existen una serie de procesos empresariales que permiten el uso de herramientas de automatización IT, entre ellos encontramos los siguientes:

Incorporación de nuevo personal

El ingreso de un empleado nuevo requiere un proceso largo que amerita tiempo y dedicación.

Existe la posibilidad de que se presente algún problema con el equipo de TI en el momento de asignarle los dispositivos de trabajo, formateo del equipo, protección, conectividad, accesos u otra actividad relacionada con la incorporación.

Si el proceso es manual, implica mayor cantidad de tiempo y soporte personal, por lo tanto la herramienta de automatización IT puede facilitar que el trabajo fluya, realizando tareas como:

• Aprovisionamiento de dispositivos.

• Accesibilidad a diferentes aplicaciones.

• Creación de una cuenta de correo electrónico.

• Instalación y configuración del sistema operativo.

• Configuración de claves y accesos a nivel de sistemas.

• Instalación y configuración de firewall y VPN´s.

• Instalación y configuración de licencias y programas para el nuevo empleado.

Soluciones a la falta de espacio de almacenamiento

El aumento diario de la información acumulada de las diferentes aplicaciones o gestiones empresariales, implican la necesidad de manejar un sistema de “data driven” para tomar decisiones.

Por lo general ese almacenamiento conlleva un aumento en los costes, en el tiempo de clasificación de la información y en la gestión total de la data. 

La herramienta de automatización IT de almacenamiento permite analizar la capacidad del mismo en tiempo real, además de optimizar la ubicación de la información de forma tal que:

• Garantiza que el almacenamiento de los datos (copias de seguridad) sean almacenados de forma rentable.

• Garantiza que los datos críticos (como parches) reciban alta prioridad.

• Elimina los datos según sus políticas o normativas de cumplimiento.

• Favorece los procesos de auditoría al generar un registro con cada automatización.

Restablecimiento de contraseñas

Con el aumento de las cuentas de cada aplicación utilizada por los trabajadores, es necesario utilizar una contraseña diferente para cada usuario lo que representa un incremento en la gestión de las mismas.

Cada restablecimiento de contraseñas tarda entre dos minutos y media hora en ser solventado. El protocolo de seguridad frente a los ciberataques exige el cumplimiento de ciertos criterios con requisitos mínimos de complejidad para brindar mayor confianza a los usuarios.

Precisamente por esa complejidad se hace muy común el hecho de que los empleados olviden sus contraseñas o inviertan los caracteres lo que termina bloqueando las aplicaciones y generando una carga de trabajo extra para los miembros del equipo de IT. 

La solución es la del restablecimiento automático por parte del usuario sin tener que esperar que lo haga un miembro del departamento de informática.

El restablecimiento puede hacerse de diversas formas como:

• El portal de IT.

• Mediante un sistema de gestión de incidentes.

• Por el uso de un chatbot.

• Por la validación de autenticación.

• Con un gestor de identidad que permita la comprobación de que quien solicita el restablecimiento, sea el usuario de dicha cuenta. 

Automatización de aplicaciones

Aunque el uso de herramientas de automatización IT mejora la operatividad de muchos procesos empresariales, no se recomienda que estas descarten la intervención humana.

Es indispensable que se mantenga el equipo de profesionales de IT para que el funcionamiento de las herramientas sea el apropiado, en especial aquellas que trabajan con AI en las cuales el flujo de trabajo se haría siguiendo el comportamiento de los profesionales del equipo de IT.

Entre las tareas complejas que se pueden automatizar se encuentran:

• Reiniciar aplicaciones.

• Programar actualizaciones. 

• Despliegue de parches de seguridad.

• Aislamiento de los activos comprometidos. 

• Cierre de puntos de entrada que estén vulnerables. 

Habilitación de la disponibilidad del servicio

El mantenimiento o la indisponibilidad del servicio representa un elevado coste por reparación y por el tiempo que implica diagnosticar y reparar. Lo que significa que el funcionamiento de la empresa dependería de la automatización IT.

Las razones por las que la automatización IT es parte fundamental del proceso empresarial,son:

• Permite detectar cuando un sistema deja de funcionar.

• Permite reiniciar el sistema de forma automática para que vuelva a entrar en servicio en el menor tiempo posible.

• Permite alertar a los profesionales en caso de que el reinicio no corrija el sistema.

• Genera un registro de la problemática.

• Genera una notificación al departamento de IT.

Herramientas de automatización más recomendadas en 2024

A continuación te daremos un top three de herramientas de automatización más recomendadas en 2024:

Fortra Automate

Solución todo en uno para la automatización IT de los procesos empresariales. Con esta herramienta se pueden desarrollar automatizaciones mediante un sistema de formularios. 

Cuenta con una interfaz de arrastrar y soltar lo que hace que sea de fácil manejo y operatividad, incluso para quienes no tienen experiencia técnica.

Esta herramienta de automatización IT posee una opción de programación avanzada que permite la personalización.

Es válido aclarar que algunos usuarios de esta herramienta han reportado problemas con la estabilidad y el rendimiento, además han señalado que algunas funciones que trabajan con AI necesitan ser optimizadas. 

Automation Edge

Es una plataforma especializada en la automatización IT de procesos sencillos tales como: resolución de tickets, gestión de incidencias, optimización de procesos internos entre otros. 

Esta herramienta tiene una capacidad de automatización combinada de RPA (Robotic Process Automation), inteligencia artificial y aprendizaje automático.

De esta automatización los reportes hechos por los usuarios indican que algunas actualizaciones pueden generar inestabilidad en el sistema.

Sabio

Es un software de gestión de flujo de trabajo que ayuda a organizar las tareas y el trabajo de forma remota. Permite la realización de cotizaciones y hacerle seguimiento a las mismas. 

También permite el envío de facturas personalizadas una vez terminado el trabajo. Es ideal para el trabajo remoto ya que muestra la cantidad de trabajadores en línea y permite conocer las ausencias con notificaciones en tiempo real. 

Asimismo puedes utilizar esta herramienta para crear los horarios o turnos y completar los espacios con la información del tiempo libre.

El plus, es que tus trabajadores remotos pueden ver sus actividades y horarios desde los dispositivos móviles a través de la web. 

Conclusiones

La automatización IT que necesitas en tu emprendimiento requiere de la participación de todo el equipo para que su funcionamiento sea óptimo y el rendimiento de tu negocio sea el mejor.

Por lo tanto el apoyo de tus trabajadores influye en la automatización IT satisfactoria. ¿Cómo puedes lograrlo?... intercambiando con todo tu personal los beneficios que representa la implementación de nuevas herramientas IT.

Aclara lo que el plan implica y explícales de manera que a los encargados de tomar decisiones, les resulte fácil comprenderlo… Una vez que la automatización IT se haya implementado, asegúrate de informar a todos sobre el éxito que produzca.

Por último, recuérdale a tu equipo que mantener un buen flujo de trabajo reduce los tiempos de espera innecesarios, agiliza los procesos y así los equipos tendrán una menor carga de trabajo.

Si quieres saber más sobre este tema, visita nuestro sitio web…