Las empresas se ven en la necesidad de almacenar una gran cantidad de archivos en distintos formatos, desde documentos de texto, hasta imágenes o videos.
Y si no se tiene una buena gestión de los mismos, pueden quedar desorganizados o incluso algunos documentos importantes pueden perderse y esto es algo que un negocio no se puede permitir.
Por ello las empresas necesitan de un programa donde puedan organizar todos sus archivos importantes, que sea un espacio seguro y que todos los empleados tengan acceso a ellos sin tener que enviar los documentos a cada uno de forma manual.
Es allí donde se presenta el DAM (Digital Asset Management) como una solución a tus problemas y una herramienta eficaz de gestionar el almacenamiento de documentos.
¿No sabes de qué trata? No te preocupes, nosotros te explicaremos los aspectos claves que necesitas conocer para comenzar a trabajar con un programa como este.
¿Qué es DAM?
En español, se traduce como Sistema de Gestión de Activos Digitales, y se trata de un software diseñado para gestionar, distribuir, organizar y almacenar todo tipo de archivos.
Los programas de este estilo no tienen límites en cuanto a los tipos de formatos aceptados, porque lo que podrás guardar con facilidad, imágenes, textos, videos, hojas de cálculo, audios, documentos PDFs… ¡Lo que necesites!
Su objetivo es funcionar como una plataforma desde la que sea sencillo buscar, compartir e incluso recuperar cualquier tipo de documento.
Tanto si tienes una empresa pequeña, como si tienes una compañía grande ya establecida en el mercado, estos softwares te serán de gran ayuda para tener todo en un mismo lugar y preservar la seguridad de los archivos.
¿Para qué sirve un DAM?
Recurrir a un programa DAM es una opción que te brindará nuevas formas de trabajar, para mejorar la eficiencia durante el horario laboral y permitirte tener todo en un mismo lugar.
Sus funciones más básicas están centradas en ser un espacio digital en el que todos pueden tener acceso a los mismos documentos y mejorar la distribución del tiempo laboral.
Pero para comprender mejor para qué sirve un software DAM, hay que reconocer sus capacidades principales:
Mantener todo organizado
El orden es fundamental a la hora de cargar todos tus archivos laborales a un espacio en la nube, porque de otro modo pueden confundirse o incluso perderse.
Es por ello que un sistema de gestión de activos digitales cuenta con herramientas que te permitirán categorizar los documentos con facilidad para que así todo se mantenga en orden.
De esa manera, le facilitarás la vida a cualquiera de tus empleados cuando estos necesiten acceder a un archivo en específico.
Encontrar documentos con rapidez
Por supuesto, al preservar el orden de almacenamiento, te será mucho más sencillo encontrar los documentos que buscas, pero esto también tiene mucho que ver con las opciones de búsqueda del software.
Cualquier programa de gestión de archivos con el que quieras trabajar, integrará botones de búsqueda en los que podrás escribir el nombre del archivo y te lo mostrará en pocos segundos.
Además, también podrás filtrar la información por datos específicos como la carpeta en la que lo guardaste o la fecha en la que fue creado.
Por si esto fuera poco, el programa te da la posibilidad de asociar palabras clave a tus activos digitales para administrarlos con coherencia dentro del espacio virtual en el que están.
Acceso compartido de archivos
Existen archivos empresariales que tienen que ser compartidos con frecuencia entre diversos empleados y se suele perder mucho tiempo en identificar los archivos y enviárselos a la persona correspondiente.
Es por ello que, si quieres ser más eficiente en tu trabajo, un sistema de gestión te permitirá compartir todos los archivos con todas las personas que tengan acceso a la plataforma.
De ese modo, ellos mismos podrán entrar cuando sea que lo necesiten y acceder por su propia cuenta a los archivos correspondientes.
Si tú eres el gerente, podrás realizar todas las configuraciones pertinentes para establecer quiénes tendrán los permisos de acceso y así preservar la privacidad de los datos de visitantes desconocidos.
Administra con total control tu empresa
En general, gracias a todas sus características y las herramientas que incluye, utilizar un software DAM te servirá para administrar mucho mejor toda tu empresa.
Además, algunos de estos programas te permiten trabajar también con herramientas de distribución de información, en caso de que necesites publicar alguno de tus archivos en redes sociales o en tu sitio web.
Así que, no hay duda de que es un programa que te ayudará a tener un control total mucho más eficiente, podrás cerciorarte de que todo funcione como tiene que hacerlo.
¿A quién está dirigido este tipo de software?
En general, un programa DAM puede ser utilizado por cualquier persona que lo necesite, bien sea que trabaje de forma independiente o que forme parte de una gran empresa.
Cualquiera que necesite almacenar y organizar de manera eficiente sus documentos digitales, puede utilizar un programa así.
Algunos de los perfiles que suelen recurrir a un programa de este estilo son:
Empresas de ecommerce.
Agencias de marketing digital.
Empresas con distintas sedes nacionales.
Empresas con presencia a nivel global.
Profesionales creativos independientes.
Características de un software DAM
Toda buena plataforma de gestión de archivos digitales necesita cumplir con una serie de características que le permitan funcionar de manera adecuada.
Entre algunas de las principales se encuentran las siguientes:
Brindar un servicio estable de carga y descarga de archivos.
Mantener una interfaz desde la que se pueda explorar entre el contenido con facilidad.
Facilitar la búsqueda de archivos para que sea veloz.
Permitir la inclusión de metadatos completos para incluir información extra.
Contar con diversos idiomas entre los cuales elegir.
Está disponible para ser utilizado también desde dispositivos móviles.
Ventajas de trabajar con un DAM
En general, cualquier DAM con el que quieras trabajar te permitirá disfrutar de una serie de beneficios que influyen de forma positiva en la manera de trabajar de tus empleados.
Si todavía no estás seguro sobre la idea de trabajar con un software así, es porque aún no conoces cuáles son sus principales beneficios:
Fácil acceso a los archivos
Una de las ventajas más claras del Digital Asset Management es la facilitación de un rápido acceso a los archivos que han sido almacenados en su software.
En vista de que todo funciona a través de la nube, las soluciones de almacenamiento y acceso se encuentran disponibles en todo momento de manera ininterrumpida.
Eso quiere decir que, siempre y cuando tengas acceso a internet, podrás visualizar, descargar y compartir los archivos desde cualquier dispositivo.
Reducir el tiempo de búsqueda o envío de archivos entre los empleados, les ayudará a distribuir mejor su tiempo laboral para centrarse en las tareas que tienen pendientes.
Todos tienen acceso a contenidos actualizados
En el mundo empresarial los documentos se suelen actualizar con mucha frecuencia y, si el empleado no recibe esa actualización, puede trabajar con un archivo que tiene información obsoleta.
Ahora bien, si se trabaja con un DAM y se mantienen actualizados los archivos correspondientes, puedes asegurarte de que todos tengan acceso al contenido más actual.
Esta es una gran manera de cubrirse las espaldas y evitar tener que enviar nuevos correos electrónicos cada vez que se realice algún pequeño cambio en los documentos pertinentes.
Ahorro de tiempo laboral
Por donde lo veas, utilizar un sistema de gestión de activos digitales es algo que te permitirá ahorrar mucho tiempo laboral. Tanto si trabajas en una empresa, como si eres un profesional independiente.
El tiempo es uno de los activos más valiosos de cualquier trabajador y distribuirlo de forma eficiente es lo que les permite cumplir con todas sus responsabilidades a tiempo.
Cuando comiences a trabajar con un DAM, evitarás perder minutos u horas de tu tiempo en la búsqueda de un archivo específico en un mar de documentos desorganizado.
Permite la reducción de costos de operación
Por la misma línea de ideas del punto anterior, también hay que hacer mención de un gran beneficio: podrás ahorrar dinero en la inversión de tu negocio.
Aunque no lo creas, cada minuto cuenta y al poder desarrollar el trabajo de forma eficiente y no perder el tiempo en cosas buscar archivos, podrás mejorar tu retorno de inversión en el largo plazo.
Un software DAM te brinda la oportunidad de crear, distribuir, recuperar y almacenar cualquier contenido digital de manera veloz.
Por ello, es una ventaja que beneficia a todos los que lo utilicen, en especial a las agencias de marketing digital que tienen que enviar y corregir archivos todo el tiempo.
Mejora la colaboración entre los trabajadores
La colaboración entre empleados es un aspecto fundamental para cualquier empresa y trabajar en pro de mejorar el trabajo en equipo es responsabilidad de todos.
Por ese motivo, utilizar un software de gestión y almacenamiento de archivos juega un papel fundamental en esto. En especial porque los trabajadores de distintos departamentos podrán tener acceso a los documentos.
De esa forma, si todos los departamentos o trabajadores individuales necesitan compartir información entre sí, pueden hacerlo a través del software y valerse del espacio en la nube.
Asimismo, se evita la posible duplicación de archivos o la eliminación de los documentos incorrectos.
Brinda protección a los documentos más importantes
Al tratarse de un espacio al que varias personas van a tener acceso y cuyos archivos van a estar en constante actualización, los softwares DAM ofrecen un alto nivel de protección para todos los datos almacenados.
En primer lugar, te permite gestionar quiénes tienen acceso al contenido, para que te asegures de que solo esté disponible para el personal cualificado.
Asimismo, podrás categorizar cuáles son los documentos confidenciales y cómo tienen que tratarse los mismo o identificar los que están protegidos por derechos de autor para evitar que se puedan copiar o modificar.
Se puede integrar con otros programas
Por último, hay que destacar que algunos softwares de gestión de activos digitales pueden integrarse a la perfección con otros programas para agilizar procesos y sacarle el mayor provecho posible.
Si trabajas con un CMS para la gestión de contenido, puedes integrarlo a tu DAM para distribuir la información plasmada en los archivos en tus canales digitales.
Del mismo modo, puedes enlazarlo a plugins de redes sociales o a herramientas de diseño, para hacer que el trabajo con cualquiera de los activos digitales sea rápido también.
Es decir, no solo te ayuda a organizar y almacenar documentos de todo tipo, sino que también te permitirá ahorrar tiempo a la hora de publicar la información en cualquiera de los medios o herramientas digitales con los que trabajes.
Mejores programas de Digital Asset Management
En la actualidad, los sistemas de gestión de archivos digitales son cada vez más utilizados por diversos negocios, por lo que existen diversos softwares disponibles a los que puedes recurrir.
Sin embargo, si quieres ir sobreseguro y utilizar uno de calidad que cuente con todas las funciones que necesites, puedes utilizar alguno de estos:
Bynder: ofrece una fuente única en donde almacenar todos los archivos y permite el uso de diversas funciones como buscar, compartir y organizar los documentos.
Adobe Expirience Manager Assets: es una plataforma en la nube que incluye una inteligencia artificial que te ayudará a automatizar procesos y distribuir el contenido de la forma adecuada.
Aprimo: cuenta con soporte para muchos tipos de archivos e incluye herramientas que permiten mejorar la colaboración entre todos los empleados.
Trabaja con un DAM y mejora tu eficiencia laboral
Sin lugar a dudas, un software DAM te brinda todas las herramientas que necesitas para gestionar tus archivos digitales de forma eficiente.
Al tener todo en un mismo espacio y que tus empleados puedan tener acceso al mismo, ahorrarás mucho tiempo e incrementarás la productividad laboral.
Así que, si quieres disfrutar de sus beneficios, descarga el software que más te llame la atención.
¿Ya has probado alguno de ellos? ¿Te ha sido de utilidad?
